Visszaélés bejelentési rendszer szabályzat

1.    A Szabályzat célja

A MSK Hungary Bt. (továbbiakban: Társaság) által alkalmazott jelen Szabályzat célja, hogy a meghatározza belső visszaélések megismerésének, kivizsgálásának és kezelésének folyamatát és szabályait.

2.    Szabályzat személyi hatálya

A Szabályzat hatálya a Társaság minden olyan személyére kiterjed, aki visszaéléssel kapcsolatos információkat bejelenti így mind Társaság alkalmazottai, mint pedig a Társasággal szerződéses jogviszonyban állók jogosultak a szabályok megsértése, vagy bármely egyéb visszaélés észlelése esetén a jelen szabályzattal megállapított bejelentési rendszer segítségével bejelentést tenni. Bejelentést tehet az is, akinek a bejelentés megtételhez, vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdeke fűződik.

3.    Szabályzat időbeli hatálya

A Szabályzat 2021. december hó 21. napjától hatályos és határozatlan időre szól.

4.    Szabályzat területi hatálya

A Szabályzat területi hatálya a Társaság székhelyére, (ami egyben annak telephelyeként is szolgál) és minden olyan munkavégzési helyére kiterjed, ahol a munkavállalók és más foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban munkát végzők (továbbiakban egységesen: munkavállalók) a jogviszonyból származó kötelezettségeiket teljesítik, ideértve különösen, de nem kizárólagosan a Társaság vevőinél történő helyszíni munkavégzést, a kooperációs partnerekkel és egyéb alvállalkozókkal folytatott egyeztetéseket, valamint az azokkal összefüggésben történő esetleges anyag/alkatrész ki- és beszállítási tevékenységeket, illetőleg az ott folytatott helyszíni minőségellenőrzési tevékenységeket is.

5.    Szabályzat közzététele és karbantartása

A Szabályzat kidolgozásáért, karbantartásáért és közzétételéért a jogi vezető felelős, végrehajtásáért a munkáltatói jogkör gyakorlója és az egyes területek vezetői felelősek, beleértve ebbe a csoport- és üzemvezetőket, valamint az egyes manager – beosztású munkavállalókat is.
A Szabályzat felülvizsgálata, karbantartása minden naptári év december 31. napjáig esedékes, valamint soron kívül olyan jogszabályváltozás esetén, mely a Szabályzatban foglaltalt rendelkezéseket érinti.
A közzététel helye és módja:

• Társaság területén található üzenőfalakon, információs táblákon való kifüggesztés
• vállalati email címekre történő elküldés
• \\mskhu.local\fileserver\DATA\QM\REPOSITORY\00_Általános & nem besorolható\WHISTLEBLOWING mappába való lementés

A fentieken túl a bejelentési rendszer működésére, valamint a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra vonatkozóan a Társaság honlapján magyar nyelvű, világos és részletes, az alkalmazottaknak, szerződéses partnereknek és más harmadik személyeknek szóló tájékoztatást kell közzétenni.

6.    Kapcsolódó jogszabályok

• 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Info tv.)
• 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről (Mt.)
• 2013. évi CLXV. törvény a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről (Panasz tv.)
• Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete (GDPR)

7.    Meghatározások

Visszaélésbejelentés: a visszaélésbejelentés a jelen szabályzatban meghatározottak szerinti bejelentést jelent olyan helytelen cselekedetekről, ideértve különösen, de nem kizárólagosan a korrupciós bűncselekményeket, jogi kötelezettségszegéseket, a jogellenes eljárásokat, a közegészséget, a közbiztonságot vagy a környezetet fenyegető konkrét veszélyeket, a közpénzek vagy közvagyon jogosulatlan felhasználását, súlyos pazarlás vagy hűtlen kezelést, összeférhetetlenséget és minden olyan cselekmény, amelyek ezen tevékenységek eltitkolására, eltussolására irányulnak.
Bejelentő: bejelentőnek minősül minden olyan köz- vagy magánszektorbeli alkalmazott, vagy munkavállaló, aki a visszaéléssel kapcsolatos információkat bejelenti, és így a megtorlás veszélye fenyeget.
Bejelentő védelme: a Társaság a bejelentőt – amennyiben a bejelentés nem anonim módon került megtételre – védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán ne érje (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy valós tényt hamis színben tüntet fel). A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentést kivizsgálók a bejelentés megalapozatlanságát állapítják meg.
Anonim bejelentések: a bejelentő jogosult a bejelentést anonim módon is megtenni (személyes adatai megadása nélkül). A Társaság garantálja, hogy ez esetben nem deríti fel a bejelentő személyazonosságát, ugyanakkor ilyen esetben a Panasz tv. értelmében nem köteles az anonim bejelentés kivizsgálására.
Bejelentésben érintett személy: az a személy, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
Kivizsgáló: olyan független, megfelelő hatáskörrel és tapasztalattal rendelkező személyek, akik a bejelentések kezelésével és vizsgálatával a Társaság megbízása alapján foglalkoznak.
Hamis bejelentés: A bejelentő védelmének küszöbértéke „jogsértés észszerű meggyőződése". A hamis bejelentés nem részesül védelemben, kivéve azt az esetet, amikor a bejelentésre az információ valóságtartalmáról való megalapozott meggyőződéssel történt. A védelem kiterjed azokra is, akik pontatlan információkat közölnek, tévedésből tesznek bejelentést, ugyanakkor nem terjed ki arra az esetre, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy valós tényt hamis színben tüntet fel.

8.    A bejelentő védelme

A Társaság a bejelentőt – amennyiben a bejelentés nem anonim módon került megtételre – védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán ne érje (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy valós tényt hamis színben tüntet fel). A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentést kivizsgálók a bejelentés megalapozatlanságát állapítják meg.

A bejelentő a bejelentés megtételét követő 1 éven belül jogosult jelzéssel élni a bejelentést kivizsgálók felé, ha véleménye szerint a bejelentés kapcsán őt bármilyen hátrány érte. A jelzést a bejelentést kivizsgálók kötelesek megfelelően kivizsgálni (ennek során a bejelentés kivizsgálására vonatkozó lent meghatározott szabályok irányadók) és kötelesek megfelelő indokolással ellátott jelentést készíteni a vizsgálat eredményéről. A jelentés nyomán szükség esetén intézkedni kell a bejelentővel szemben hozott, általa kifogásolt intézkedések visszavonása, illetve a sérelmes helyzet megszüntetése iránt, továbbá – amennyiben ez indokolt – az érintett személyekkel szemben munkajogi következmények meghatározása iránt.

9.    Bejelentésekkel kapcsolatos eljárás

9.1.    Bejelentések megtétele

A bejelentés megtételére a Társaság által javasolt módok:
a)    Postai úton az MSK Hungary Bt. címére (4300 Nyírbátor, MSK tér 1.) való levél elküldésével, mely során anonim bejelentés nem lehetséges, csak aláírt, nevesített módon megtett bejelentés formájában, melyhez megerősítő nyilatkozat tétele szükséges (1.sz. melléklet).

A borítékon szükséges feltüntetni a „BIZALMAS” és a „COMPLIANCE VISSZAÉLÉS BEJELENTÉS” jelzéseket.

Az ilyen jelzéssel ellátott leveleket a Társaság külön és speciális oktatással rendelkező asszisztens kollégák fogják elkülöníteni.

b)    Emailben, elektronikus levél formájában a Társaság nem fogadja a bejelentéseket.

A Panasztv. értelmében a bejelentés megtételekor a bejelentő nevét és lakcímét, jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét köteles megadni, továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

A Társaság a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről, amennyiben elérhetőségi adatát megadta, tájékoztatja.

9.2.    Kivizsgálás mellőzése

A bejelentést kivizsgálók mérlegelhetik a bejelentés vizsgálatát, és ennek eredményeként mellőzhetik a kivizsgálást az alábbi esetekben:
(i)    anonim bejelentés,
(ii)    a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés,
(iii)    a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után tett bejelentés,
(iv)    a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés,
(v)    ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban.

A bejelentések kivizsgálásának mellőzése csak megfelelő indokkal lehetséges. Amennyiben a szabályok megsértése, vagy visszaélés lehetősége bármely mértékben fennáll, a kivizsgálást nem lehet mellőzni, kivéve az (v) pontban írt esetet.

9.3.    Kivizsgálás menete

a)    A bejelentések kivizsgálására a Társaság a jogi osztályt jelöli ki (továbbiakban: bejelentést kivizsgálók). A bejelentést kivizsgálók eljárása, intézkedései harmadik személyek irányában a Társaság eljárását, intézkedéseit jelentik.

b)    A bejelentést kivizsgálók fogadják, bontják a bejelentéseket, valamint elvégzik az azzal kapcsolatos előzetes, majd későbbi érdemi vizsgálatokat. A Társaság jogi osztálya javaslatot tesz a Társaság ügyvezetői részére az érdemi vizsgálat elvégzésére, illetve ennek mellőzésére.

c)    Az ügyvezetők döntenek az érdemi vizsgálat elvégzéséről, melyet a jogi osztály vagy külső megbízott végez el, attól függően, hogy a bejelentés tárgyában megjelölt visszaélés felveti-e bűncselekmény elkövetésének gyanúját, vagy sem. Amennyiben a bejelentés tárgyában megjelölt visszaélés magatartási szabály megsértése és nem veti fel bűncselekmény elkövetésének gyanúját, a bejelentés kivizsgálását a Társaság jogi osztálya végzi el, szükség szerint az IT osztály bevonásával, míg bűncselekmény elkövetésének gyanúja esetén a Társaság ügyvezetője – indokolt esetben – külső szolgáltatót bíz meg a vizsgálattal.

d)    A bejelentést kivizsgálók az eljárás során tanúkat hallgathatnak meg, illetve bizonyítékokat kérhetnek be (pl. levelezést, szerződéseket, más okiratot stb.) a munkavállalóktól és más alkalmazottaktól.

e)    A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével - nem oszthatják meg a Társaság egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, kivéve a jogszabályban meghatározott eseteket. A Panasztv. értelmében a vizsgálat lefolytatásában közreműködő külső szervezet részére az adatok átadhatók.

f)    A vizsgálatot a legrövidebb időn belül, főszabály szerint legfeljebb a bejelentést követő harminc napon belül kell lefolytatni, kivéve, ha a bejelentés anonim. Különösen indokolt esetben, a bejelentő tájékoztatásával egyidejűleg a vizsgálat meghaladhatja a harminc napot, de hatvan napnál több nem lehet. A határidő hosszabbítás indokait megfelelően dokumentálni kell. A bejelentést kivizsgálók legfeljebb hatvan nap alatt kötelesek a vizsgálatot elvégezni.

g)    A bejelentés nyomán indult eljárásban a tisztességes eljárás követelményének kell érvényesülnie. Ennek során a bejelentésben érintett személyeket, pozíciójuktól függetlenül azonos bánásmódban kell részesíteni.

h)    A bejelentést kivizsgáló a vizsgálatot követően jelentést készít, amelyben összefoglalja megállapításait, valamint, ha a bejelentésben foglaltakat megalapozottnak ítéli, intézkedési tervet határoz meg annak érdekében, hogy a jövőben a szabályok hasonló megsértését vagy visszaélést el lehessen kerülni, továbbá szükség esetén az Mt. vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével javaslatot fogalmaz meg a szankcionálásra a szabályok megsértőivel, vagy a visszaélést elkövető alkalmazottakkal szemben. A javaslat figyelmeztetés, illetve egyéb, a munkaszerződésben meghatározott hátrányos jogkövetkezmény lehet, vagy a javaslat a – jogsértés súlyától függően – munkaviszony felmondással vagy azonnali hatályú felmondással történő megszüntetésére is irányulhat. A bejelentést kivizsgáló az általa készített jelentést jóváhagyás végett előterjeszti a Társaság ügyvezetője részére. Az ügyvezető határoz a javasolt intézkedések jóváhagyásáról.

i)    A kivizsgáló személy a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja a bejelentőt (amennyiben a bejelentés nem anonim). Az értesítés postai úton (is) történik, amennyiben a bejelentő megadta bejelentésében a postai címét.

j)    Amennyiben a vizsgálat során a bejelentést kivizsgáló büntetőeljárás kezdeményezésének indokoltságát észleli, feljelentést tehet az illetékes hatóságnál.

k)    Amennyiben a bejelentésben foglaltak alapján hatósági eljárásnak van helye, a bejelentést kivizsgáló értesítheti a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot.

l)    A bejelentésekről a Társaság nyilvántartást vezet, melyet bizalmasan, elzárt irodában és elzárt irodán belül is zárt szekrényben tárol. A bejelentésekkel kapcsolatos elektronikus iratok, feljegyzések, okirat tervezetek külön jogi szerveren kerülnek tárolásra.

9.4.    Adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók
    
Az érintett személyek személyes adatainak kezeléséről - az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseivel összhangban – a Társaság az alábbi tájékoztatást nyújtja.

9.4.1.    Adatkezelő személye

Az adatkezelő a MSK Hungary Bt. (székhely: 4300 Nyírbátor, MSK tér 1.)

A bejelentő személyes adatait a törvényben meghatározott kivételtől eltekintve továbbítani nem lehet, azokat csak a bejelentések kivizsgálásával megbízott munkavállalók kezelhetik.

Amennyiben a bejelentő felfedi a személyazonosságát, a bejelentő személyes adatait a Társaság az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseire figyelemmel, a Panasztv. előírásaival összhangban, a vizsgálat minden szakában bizalmasan kezeli.

9.4.2.    Elérhetőségek

MSK Hungary Bt.
Cím: 4300 Nyírbátor, MSK tér 1.
Telefonszám: +36 306377786    
E-mail cím: legal@msk.hu

9.4.3.    Az adatkezelés részletei

A személyes adatok kezelésének alapvető célja a visszaélés bejelentő rendszer felhasználásával tett bejelentésekben megjelölt jogsértések, etikai szabálysértések és visszaélések, valamint a minőségirányítási rendszernek való meg nem feleléssel kapcsolatos állítások kivizsgálása, valamint visszásság esetén annak elhárítása és/vagy megfelelő szankcionálása.
A bejelentési rendszerben különleges személyes adat kezelése tilos. A bejelentést kivizsgáló személyek haladéktalanul törlik a bejelentésben nem érintett harmadik személyekre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztv. szerint nem kezelhető adatokat.
A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.
A Társaság ugyan végez automatizált adatkezelést, de automatizált adatkezelésen alapuló, emberi beavatkozás nélküli döntést nem hoz, és nem végez profilalkotást. A Társaság adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem köteles. A Társaság nem továbbítja a személyes adatokat harmadik (nem EU tagállamnak minősülő) országokba.
Az adatok forrása – bejelentő esetén – közvetlenül az érintett, bejelentésben érintett személy esetén a bejelentő.

Az adatkezelésre az alábbi fontos információk vonatkoznak:

9.4.4.    Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogai

• Az érintettnek joga van tájékoztatást kérni az adatkezelésnek a Rendelet 13. és 14. cikkeiben meghatározott jellemzőiről. Az érintett tájékoztatáshoz való jogát a Társaság jelen Szabályzatban foglalt adatkezelési tájékoztatója szerint teljesíti.
• Az érintettnek joga van hozzáférni a vele kapcsolatosan a Társaság által kezelt adatokhoz (az érintett információt kérhet arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a Rendelet 15. cikkében rögzített információkhoz hozzáférést kapjon). Az érintett kérheti a kezelt személyes adatok másolatát. Az első másolat ingyenes, a további másolatokért a Társaság adminisztratív költségeken alapuló ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információk elektronikus formátumban, biztonságos csatornán, jelszóval védetten kerülnek rendelkezésre bocsátásra, kivéve, ha az érintett másként kéri.
• Az érintettnek joga van pontatlan adatai helyesbítését kérni.
• Az érintett az alábbi indokok valamelyikének fennállása esetén jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat:

-    a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
-    az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
-    a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
-    a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.
Az adatok törlése nem kezdeményezhető, ha az adatkezelés szükséges az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából.

• Bizonyos esetekben az adatokat a Társaság nem törli, hanem a kizárólag a tárolásra korlátozza az adatkezelést. Akkor fordulhat ilyen elő, (i) ha az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, (ii) az adatkezelés jogellenes, de az érintett nem szeretné az adatok törlését kérni, csupán az adatok felhasználásának korlátozását kéri, (iii) az adatkezelés célja már nem áll fenn, de az érintett valamilyen jogának érvényesítéséhez kéri az adatkezelést, (iv) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, de a Társaságnak meg kell vizsgálnia, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos érdekeivel szemben.
• Az érintettnek joga van a Társaság által kezelt adatait megkapni és azok máshoz való továbbítását kérni (adathordozhatósághoz való jog). Az érintettnek joga van az általa rendelkezésre bocsátott adatokat megkapni tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban, illetve azokat más adatkezelőhöz továbbítani, valamint kérheti az adatai közvetlen továbbítását egy másik adatkezelőhöz.
• Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, úgy az érintett a hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
• Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,

a) ha az jogos érdek alapján történik; ebben az esetben az adatkezelés nem folytatható, kivéve, ha az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben elsőbbséget élvező kényszerítő erejű jogos okok, vagy olyan okok indokolják, amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak,
b) ha az közvetlen üzletszerzés érdekében történik vagy ahhoz kapcsolódik; ilyen esetben e célból az adatkezelés a továbbiakban nem folytatható.

• Jogorvoslati lehetőségek

-    Amennyiben a személyes adataival kapcsolatban bármilyen panasza merülne fel, kérjük mindenekelőtt keresse fel a Társaságot a jelen Szabályzatban adatkezelési tájékoztató részében meghatározott elérhetőségek valamelyikén, a panasza mielőbbi békés rendezése céljából.

-    Adatvédelmi hatósági eljárás
Az alábbi elérhetőségeken az adatvédelmi hatósághoz is fordulhat és vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatok kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll:

Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: 06 – 1 – 391 – 1400
Fax: 06 – 1 – 391 – 1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: http://www.naih.hu
-    Bírósághoz fordulás joga
Jogainak megsértése esetén, a panasz benyújtásától függetlenül, a Társaság ellen a lakóhelye, tartózkodási helye szerint illetékes törvényszékhez is fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.    

10.    A végrehajtás szabályai

Jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a jogi vezető a felelős:
-    aki felelős a szabályzat közzétételéért, aktualizálásáért
-    aki biztosítja az újonnan belépő munkavállalók oktatását és azt, hogy a Társaság minden munkavállalója megismerje a szabályzatban foglaltakat,

11.    Záró rendelkezések

A Szabályzatban foglaltak nem minősülnek egyoldalú munkáltatói kötelezettségvállalásnak, a benne foglaltak a Panasz tv. 13-16.§-a szerinti munkáltatói visszaélésbejelentési rendszernek minősülnek.